Office Manager

Ben jij het visitekaartje van onze organisatie?

Ben jij gastvrij, representatief en houd je ervan om zaken goed te organiseren? Krijg je energie van afwisseling in je werkdag en zorg je ervoor dat bezoekers, collega's en leveranciers zich direct welkom voelen? Vind je het prettig om administratieve en facilitaire werkzaamheden te combineren binnen een internationale werkomgeving?

Ter ondersteuning van onze organisatie zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve Office Manager (16 uur per week, donderdag en vrijdag).

De functie

Als Office Manager ben jij het eerste aanspreekpunt binnen Chemgas. Je ontvangt bezoekers, beheert de telefoon en zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt. Daarnaast ondersteun je diverse afdelingen, waaronder Human Resources, met administratieve werkzaamheden.

Je werkt zelfstandig, maar bent tegelijkertijd een belangrijke schakel binnen de organisatie. Dankzij jouw servicegerichte instelling, organisatietalent en oog voor detail zorg je ervoor dat collega's optimaal worden ondersteund en dagelijkse processen efficiënt verlopen.

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt overzicht en weet prioriteiten te stellen wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.

Wat ga je doen?

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Beantwoorden en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken;
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers, relaties en gasten;
• Verzorgen van de inkomende en uitgaande post;
• Beheren van agenda's en plannen van afspraken;
• Uitprinten en verwerken van facturen;
• Beheren van parkeerplaatsen voor bezoekers en medewerkers;
• Regelen van bestellingen van kantoorartikelen, koffie, thee en overige facilitaire benodigdheden;
• Verzorgen en bijvullen van de koffieautomaten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor facilitaire zaken en leveranciers;
• Organiseren van bijeenkomsten, reserveren van vergaderruimtes en verzorgen van lunches;
• Ondersteunen bij het boeken van incidentele reizen;
• Ondersteunen van de afdeling Human Resources met administratieve werkzaamheden, correspondentie en archivering.

Je maakt onderdeel uit van de afdeling HR en Crewing en werkt nauw samen met collega's van verschillende afdelingen binnen de organisatie.

Wie ben jij?

Je bent servicegericht, nauwkeurig en vindt het prettig om een ondersteunende rol te vervullen binnen een dynamische organisatie. Je bent communicatief sterk, behoudt het overzicht en schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden.

Daarnaast:

• Beschik je over mbo werk- en denkniveau;
• Heb je minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Beschik je over goede administratieve vaardigheden;
• Heb je uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden;
• Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• Is kennis van de Duitse taal een pré;
• Ben je flexibel inzetbaar om je directe collega tijdens afwezigheid of vakanties te vervangen;
• Kun je goed omgaan met ad-hoc werkzaamheden en veranderende prioriteiten.

Wat bieden wij?

Chemgas biedt een afwisselende en zelfstandige functie binnen een toonaangevende internationale rederij die continu investeert in innovatie, veiligheid en duurzaamheid. Je komt terecht in een professionele en informele werkomgeving waar samenwerking en betrokkenheid centraal staan.

Wij bieden een salaris passend bij jouw kennis en ervaring, aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 31 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband), een netto sportbijdrage en een goede pensioenregeling. Het betreft een vaste parttime functie van 16 uur per week, verdeeld over donderdag en vrijdag, en zal starten met een jaarcontract met een proeftijd van een maand.

Nog even over ons

Chemgas vervoert vloeibaar gemaakte petrochemische gassen over de binnen- en kustwateren van Noordwest- tot Zuid-Europa en is marktleider in haar segment. Met een moderne vloot van meer dan 40 schepen en een sterke focus op veiligheid, milieu en kwaliteit blijven wij continu in ontwikkeling.